BarPOS

System Overview

BarPOS is designed for venues that serve drinks and food at concerts, festivals, or similar events. The system works entirely through web browsers — no app installation needed for guests or staff.

Guests scan a QR code at their table or zone, browse the menu, add items to their cart, pay by card via the SumUp widget, and receive a digital receipt they can show when collecting their order.

Systemüberblick

BarPOS ist für Veranstaltungsorte konzipiert, die bei Konzerten, Festivals oder ähnlichen Events Getränke und Speisen anbieten. Das System funktioniert vollständig im Browser — Gäste und Personal benötigen keine App-Installation.

Gäste scannen einen QR-Code an Tisch oder Zone, wählen aus der Karte, legen Artikel in den Warenkorb, zahlen per Karte über das SumUp-Widget und erhalten einen digitalen Beleg, den sie bei der Abholung vorzeigen.

User Roles

Benutzerrollen

👤 Customer – Browsing the Menu

The customer-facing ordering page is accessible at:

https://ops.barpos.cloud/venue-slug/bar-slug

Guests typically reach this page by scanning a QR code printed at their pickup location.

Navigating Categories

The top of the page shows a category filter row. Tap any category label to scroll directly to that section of the menu. All items are visible by default.

Each menu item shows:

• Product name and description
• Price (in the venue's configured currency)
• A − / + quantity stepper to add one or more of the same item

👤 Gast – Speisekarte durchsuchen

Die Bestell­seite für Gäste ist aufrufbar unter:

https://ops.barpos.cloud/venue-slug/bar-slug

Gäste gelangen in der Regel über einen QR-Code, der an der Abholstation ausgedruckt ist, auf diese Seite.

Kategorien navigieren

Am oberen Seitenrand befindet sich eine Kategorien-Filter-Leiste. Tippt man auf eine Kategorie, scrollt die Seite automatisch zum entsprechenden Abschnitt. Standardmäßig sind alle Artikel sichtbar.

Jeder Menüartikel zeigt:

• Produktname und Beschreibung
• Preis (in der für den Standort konfigurierten Währung)
• Einen − / +-Mengen­wähler zum Hinzufügen mehrerer Einheiten

Adding Items

Tap + next to any item to add one to your order. The item counter increases. Tap − to reduce the quantity (the item is removed when the count reaches zero).

A floating order summary bar appears at the bottom of the screen once any item has been added. It shows the running total and a button to open the full cart.

Artikel hinzufügen

Tippen Sie auf + neben einem Artikel, um ihn der Bestellung hinzuzufügen. Die Anzahl erhöht sich. Tippen Sie auf −, um die Menge zu verringern (der Artikel wird entfernt, wenn die Anzahl Null erreicht).

Sobald ein Artikel hinzugefügt wurde, erscheint am unteren Bildrand eine schwebende Bestellübersicht mit dem laufenden Gesamtbetrag und einer Schaltfläche zum Öffnen des vollständigen Warenkorbs.

👤 Customer – Cart & Quantities

Tapping the Checkout button on the floating bar or the View Order button slides open the cart drawer from the bottom of the screen.

Cart Drawer

The cart drawer lists every item in the current order with:

• Item name and quantity
• Per-line subtotal
• Running total at the bottom

Use the − / + buttons in the cart to adjust quantities or remove items before confirming the order.

Tap Pay {amount} to proceed to the SumUp payment page.

👤 Gast – Warenkorb & Mengen

Das Tippen auf die Checkout-Schaltfläche in der schwebenden Leiste oder auf Bestellung anzeigen öffnet den Warenkorb als Schublade vom unteren Bildrand.

Warenkorb-Schublade

Der Warenkorb listet alle Artikel der aktuellen Bestellung auf:

• Artikelname und Menge
• Zeilensumme pro Artikel
• Gesamtbetrag am unteren Rand

Nutzen Sie die − / +-Schaltflächen im Warenkorb, um Mengen anzupassen oder Artikel zu entfernen.

Tippen Sie auf Bezahlen {Betrag}, um zur SumUp-Zahlungsseite zu gelangen.

👤 Customer – Checkout & Payment

After confirming the cart the SumUp payment widget loads. It supports:

• Credit and debit cards (Visa, Mastercard, Amex, …)
• Apple Pay
• Google Pay

Payment Steps

1. Select your preferred payment method in the widget.
2. Enter card details or use the device wallet (Apple Pay / Google Pay).
3. Confirm the payment. The screen shows Payment successful! and automatically redirects to the receipt.

If Payment Fails

If the card is declined or a network error occurs, a Try again button reloads the payment widget. Tap + New Order to discard the current order and start fresh.

👤 Gast – Kasse & Zahlung

Nach dem Bestätigen des Warenkorbs lädt das SumUp-Zahlungs-Widget. Es unterstützt:

• Kredit- und Debitkarten (Visa, Mastercard, Amex, …)
• Apple Pay
• Google Pay

Zahlungsablauf

1. Wählen Sie im Widget Ihre bevorzugte Zahlungsmethode.
2. Geben Sie die Kartendaten ein oder nutzen Sie Apple Pay / Google Pay.
3. Zahlung bestätigen. Das Gerät zeigt Zahlung erfolgreich! und leitet automatisch zur Quittung weiter.

Falls die Zahlung fehlschlägt

Wird die Karte abgelehnt oder tritt ein Netzwerkfehler auf, lädt die Schaltfläche Erneut versuchen das Zahlungs-Widget neu. Tippen Sie auf + Neue Bestellung, um die aktuelle Bestellung zu verwerfen und neu zu beginnen.

👤 Customer – Order Receipt

After successful payment the browser navigates to the receipt page. The page updates in real time as the bar prepares your order.

Status Banner

Pickup Zone

When the order is ready, the zone name is displayed prominently on screen. Go to that counter and show the screen to collect your order.

Receipt Details

The receipt includes all legally required fields for German VAT invoices (§14 UStG):

• Order number and date/time
• Line items with unit price incl. VAT
• Net amount, VAT (%), gross total
• Payment method and SumUp transaction ID
• Issuer name, address, and tax number

Save as PDF

Tap ⬇ Save as PDF to open the browser print dialog. Choose Save as PDF in the destination dropdown to keep a digital copy.

New Order

Tap + New Order to return to the menu and start a fresh order.

👤 Gast – Beleg & Abholung

Nach erfolgreicher Zahlung öffnet sich die Belegseite. Sie aktualisiert sich in Echtzeit, während die Bar Ihre Bestellung zubereitet.

Statusanzeige

Abholzone

Wenn die Bestellung fertig ist, wird der Zonenname gut sichtbar auf dem Bildschirm angezeigt. Gehen Sie zu diesem Tresen und zeigen Sie das Display vor, um Ihre Bestellung abzuholen.

Belegdetails

Der Beleg enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben für deutsche USt-Rechnungen (§ 14 UStG):

• Belegnummer sowie Datum und Uhrzeit
• Positionen mit Einzelpreis inkl. MwSt.
• Nettobetrag, MwSt. (%), Gesamtbetrag brutto
• Zahlungsart und SumUp-Transaktions-ID
• Name, Adresse und Steuernummer des Ausstellers

Als PDF speichern

Tippen Sie auf ⬇ Als PDF speichern, um den Browser-Druckdialog zu öffnen. Wählen Sie im Ziel-Dropdown Als PDF speichern, um eine digitale Kopie zu behalten.

Neue Bestellung

Tippen Sie auf + Neue Bestellung, um zur Karte zurückzukehren und eine neue Bestellung zu beginnen.

🎵 Customer – Concert Pre-orders

At seated concerts with a fixed interval, a second QR code is available for pre-ordering drinks and food for the break. Guests place and pay for their order before the interval so staff can have everything ready the moment it begins.

Pre-order URL

The pre-order page is at a dedicated URL:

https://ops.barpos.cloud/venue-slug/bar-slug/preorder

An optional ?break= parameter labels which interval the order is for:

https://ops.barpos.cloud/venue-slug/bar-slug/preorder?break=First+Break

Print this URL as a QR code and place it on seats or in programmes.

Pre-order Banner

When a guest opens the pre-order page the regular menu is shown with a coloured banner at the top (e.g. "Pre-order for: First Break"). Browsing, cart adjustments, and payment work exactly like a regular order.

Receiving Pre-orders

Pre-orders are not collected at a counter. The bar staff assemble each order and bring it to the stated seats, or lay items out on a table sorted by order number for guests to collect during the break. The digital receipt shows the normal order statuses.

🎵 Gast – Konzert-Vorbestellungen

Bei Sitzkonzerten mit einer geplanten Pause steht ein zweiter QR-Code zur Verfügung, um Getränke und Speisen für die Pause vorzubestellen. Gäste geben ihre Bestellung bereits vor der Pause auf und bezahlen sie, damit das Personal alles pünktlich zum Pausenbeginn bereitstellen kann.

Vorbestellungs-URL

Die Vorbestellungsseite ist über eine separate URL erreichbar:

https://ops.barpos.cloud/venue-slug/bar-slug/preorder

Mit dem optionalen Parameter ?break= kann angegeben werden, für welche Pause die Bestellung gilt:

https://ops.barpos.cloud/venue-slug/bar-slug/preorder?break=Erste+Pause

Diese URL als QR-Code drucken und auf den Sitzen oder im Programmheft platzieren.

Vorbestellungs-Banner

Wenn ein Gast die Vorbestellungsseite öffnet, sieht er die reguläre Speisekarte mit einem farbigen Banner am oberen Rand (z. B. „Vorbestellung für: Erste Pause"). Menü, Warenkorb und Zahlung funktionieren identisch zur normalen Bestellung.

Abholung von Vorbestellungen

Vorbestellungen werden nicht an einem Tresen abgeholt. Das Barpersonal stellt jede Bestellung zusammen und bringt sie zu den Sitzplätzen, oder legt die Artikel nach Bestellnummer auf einem Ausgabetisch aus. Auf der Belegseite werden die üblichen Bestellstatus angezeigt.

🧑‍🍳 Staff – Login

Bar staff access their dashboard at:

https://ops.barpos.cloud/staff/login

Signing In

1. Select your name from the dropdown list (or type your Staff ID if the list is empty).
2. Enter your 4-digit PIN.
3. Tap Sign in.

If the PIN is incorrect the form clears the PIN field and shows an error message. PINs are set by the administrator.

🧑‍🍳 Personal – Anmeldung

Das Barpersonal greift auf das Dashboard unter folgender Adresse zu:

https://ops.barpos.cloud/staff/login

Anmelden

1. Wählen Sie Ihren Namen aus der Dropdown-Liste (oder geben Sie Ihre Mitarbeiter-ID ein, wenn die Liste leer ist).
2. Geben Sie Ihre 4-stellige PIN ein.
3. Tippen Sie auf Anmelden.

Bei falscher PIN wird das PIN-Feld geleert und eine Fehlermeldung angezeigt. PINs werden vom Administrator festgelegt.

🧑‍🍳 Staff – Managing Orders

After login, the staff dashboard shows all active orders for the bar. A loading spinner is displayed while the page initialises. Orders then stay in sync automatically — no manual refresh is ever needed.

Live Updates

The dashboard uses two channels to stay current:

• WebSocket — new orders and status changes appear instantly (sub-second latency).
• 10-second polling fallback — even if the WebSocket connection is unavailable (e.g. on a slow hotel WiFi), the dashboard silently re-fetches all active orders every 10 seconds and updates the display automatically.

Order Card

Each incoming order is displayed as a card showing:

• Order number
• List of items, quantities, and any special notes
• Assigned pickup zone
• Current status with action button
• Order total

Automatic Zone Assignment

When a payment is confirmed by SumUp, the system automatically assigns the order to the first available idle pickup zone. The zone card turns orange and the new order appears inside it immediately.

If all zones are busy at the time of payment, the order waits in an unassigned state below the zone grid until a zone becomes free.

Auto Zone Reassignment on Pickup

When you tap Complete — Picked Up, the system:

1. Removes the completed order from the zone.
2. Automatically assigns the oldest waiting unassigned order (if any) to the newly freed zone.
3. The zone immediately shows the next order — no manual action needed.

If there are no waiting orders the zone returns to idle (grey).

Updating Order Status

Every status change is pushed to the customer's receipt page in real time via WebSocket.

🧑‍🍳 Personal – Bestellungen verwalten

Nach der Anmeldung zeigt das Personal-Dashboard alle aktiven Bestellungen der Bar. Während die Seite lädt, erscheint ein Lade-Spinner. Danach bleiben die Bestellungen automatisch aktuell — kein manuelles Aktualisieren ist nötig.

Live-Aktualisierungen

Das Dashboard nutzt zwei Kanäle, um stets aktuell zu bleiben:

• WebSocket — neue Bestellungen und Statusänderungen erscheinen sofort (unter einer Sekunde Latenz).
• 10-Sekunden-Polling-Fallback — auch wenn die WebSocket-Verbindung nicht verfügbar ist (z. B. bei schlechtem WLAN), lädt das Dashboard alle 10 Sekunden still alle aktiven Bestellungen neu und aktualisiert die Anzeige automatisch.

Bestellkarte

Jede eingehende Bestellung wird als Karte mit folgenden Informationen angezeigt:

• Bestellnummer
• Artikelliste mit Mengen und Sonderwünschen
• Zugewiesene Abholzone
• Aktueller Status mit Aktionsschaltfläche
• Bestellsumme

Automatische Zonenzuweisung

Wenn eine Zahlung von SumUp bestätigt wird, weist das System die Bestellung automatisch der ersten verfügbaren freien Abholzone zu. Die Zonenkarte wechselt zu Orange und die neue Bestellung erscheint sofort darin.

Sind alle Zonen belegt, wartet die Bestellung im nicht zugewiesenen Zustand unterhalb des Zonenrasters, bis eine Zone frei wird.

Automatische Neuzuweisung bei Abholung

Wenn auf Abgeholt getippt wird, führt das System folgende Schritte aus:

1. Die abgeschlossene Bestellung wird aus der Zone entfernt.
2. Die älteste wartende, nicht zugewiesene Bestellung (falls vorhanden) wird automatisch der freigewordenen Zone zugewiesen.
3. Die Zone zeigt sofort die nächste Bestellung — ohne manuellen Eingriff.

Gibt es keine wartenden Bestellungen, wechselt die Zone zurück zu Inaktiv (grau).

Bestellstatus aktualisieren

Jede Statusänderung wird über WebSocket in Echtzeit auf die Belegseite des Gastes übertragen.

🎵 Staff – Pre-order Assembly

Pre-orders placed via the /preorder QR code appear in a separate purple-bordered panel at the top of the staff dashboard, above the normal live orders. The panel is only visible when at least one pre-order has been received.

Pre-orders Panel

The panel header shows the total pre-order count and a 🖨 Print All button. Each pre-order card contains:

• Order number
• Break label badge (e.g. First Break)
• Full item list with quantities and any special notes
• 🖨 Print Sheet — opens the A4 assembly sheet for this order and triggers the print dialog automatically
• Start — marks the order as Preparing, same as with regular orders

A4 Assembly Sheet

The print sheet is optimised for A4 portrait (15 mm margins). It contains:

• Venue / bar name, break label, and order date & time at the top
• Items table — large text, one row per item with columns: Qty | Item | Notes | ✓ checkbox for ticking off each item as it is placed
• Alternating row shading for readability
• A dashed separator line
• Order number in huge bold type at the very bottom (~160 px) — readable at half a metre so staff can match items to sheets at a glance

Assembly Workflow

1. Shortly before the interval, click 🖨 Print All to print one sheet per pre-order.
2. Lay the sheets on a long preparation table in numeric order.
3. Collect the ordered items and place them on the matching sheet, ticking off each item in the checkbox column.
4. When the interval begins, distribute orders to guests by seat row or bring them to the designated pickup point.
5. Back in the dashboard, use Start → Mark ready → Collected to update order status on the customer's receipt.

🎵 Personal – Vorbestellungs-Kommissionierung

Über den /preorder-QR-Code bezahlte Vorbestellungen erscheinen in einem separaten lila umrandeten Bereich am oberen Rand des Personal-Dashboards, oberhalb der regulären Live-Bestellungen. Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn mindestens eine Vorbestellung eingegangen ist.

Vorbestellungs-Panel

Die Kopfzeile zeigt die Gesamtzahl der Vorbestellungen und eine Schaltfläche 🖨 Alle drucken. Jede Vorbestellungskarte enthält:

• Bestellnummer
• Pausenbezeichnung (z. B. Erste Pause)
• Vollständige Artikelliste mit Mengen und Sonderwünschen
• 🖨 Blatt drucken — öffnet das A4-Kommissionierblatt für diese Bestellung und startet den Druckdialog automatisch
• Start — setzt den Status auf In Zubereitung, genau wie bei regulären Bestellungen

A4-Kommissionierblatt

Das Druckblatt ist für A4 Hochformat (15 mm Ränder) optimiert. Es enthält:

• Name von Venue und Bar, Pausenbezeichnung sowie Datum und Uhrzeit der Bestellung am oberen Rand
• Artikeltabelle — große Schrift, eine Zeile pro Artikel mit den Spalten: Menge | Artikel | Hinweise | ✓ Checkbox zum Abhaken beim Einlegen
• Abwechselnde Zeilenfarben für bessere Lesbarkeit
• Gestrichelte Trennlinie
• Bestellnummer in riesiger Schrift ganz unten (~160 px fett) — auf halben Meter Abstand lesbar, damit das Personal Artikel und Blätter sofort zuordnen kann

Kommissionierablauf

1. Kurz vor der Pause auf 🖨 Alle drucken klicken und ein Blatt pro Vorbestellung ausdrucken.
2. Blätter in numerischer Reihenfolge auf einem langen Vorbereitungstisch auslegen.
3. Bestellte Artikel bereitstellen und auf dem passenden Blatt ablegen — dabei jede Position in der Checkbox-Spalte abhaken.
4. Zu Pausenbeginn Bestellungen den Gästen an den Sitzreihen bringen oder am Ausgabepunkt bereitstellen.
5. Im Dashboard Start → Als fertig markieren → Abgeholt anklicken, um den Bestellstatus auf dem Gästebeleg zu aktualisieren.

⚙️ Admin – Login

The administrator panel is available at:

https://ops.barpos.cloud/admin/login

Sign in with your admin email address and password. The default credentials after first setup are:

⚙️ Admin – Anmeldung

Das Administrations-Panel ist unter folgender Adresse erreichbar:

https://ops.barpos.cloud/admin/login

Melden Sie sich mit Ihrer Administrator-E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Die Standardzugangsdaten nach der Ersteinrichtung lauten:

⚙️ Admin – Venues

Navigate to Venues in the sidebar. Each venue represents a physical location (e.g. a concert hall or festival area) and can contain multiple bars.

Creating a Venue

Click New Venue and fill in:

Editing a Venue

Click a venue in the list to open its detail page. Scroll to the Edit Venue form at the bottom to update any field. The SumUp API Key field can be left blank to keep the existing key. Click Save Changes to apply.

Deleting a Venue

On the venue detail page click Delete Venue in the header. A confirmation dialog warns that all bars, menus, staff accounts, and orders will be permanently deleted.

Legal / VAT Fields (§14 UStG)

These fields are required for VAT-compliant receipts:

Bars & Zones

Each venue can have multiple Bars (e.g. Main Bar, VIP Bar). Each bar can have multiple Pickup Zones (e.g. counter A, counter B). Zones are assigned per order when the staff marks it ready.

⚙️ Admin – Veranstaltungsorte

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Venues. Jeder Venue steht für einen physischen Standort (z. B. eine Konzerthalle oder ein Festivalgelände) und kann mehrere Bars enthalten.

Einen Venue anlegen

Klicken Sie auf Neuer Venue und füllen Sie folgende Felder aus:

Einen Venue bearbeiten

Klicken Sie auf einen Venue in der Liste, um die Detailseite zu öffnen. Scrollen Sie zum Formular Venue bearbeiten am unteren Rand, um beliebige Felder zu aktualisieren. Das Feld „SumUp API Key" kann leer gelassen werden, um den bestehenden Schlüssel beizubehalten. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Einen Venue löschen

Klicken Sie auf der Detailseite auf Delete Venue im Kopfbereich. Ein Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass alle Bars, Menüs, Mitarbeiterkonten und Bestellungen dauerhaft gelöscht werden.

Steuerliche Pflichtangaben (§ 14 UStG)

Diese Felder sind für USt-konforme Belege erforderlich:

Bars & Abholzonen

Jeder Venue kann mehrere Bars haben (z. B. Hauptbar, VIP-Bar). Jede Bar kann mehrere Abholzonen haben (z. B. Tresen A, Tresen B). Zonen werden beim Markieren als fertig vom Personal zugewiesen.

⚙️ Admin – Menus & Items

Navigate to Menus in the sidebar. Menus are organised per venue and consist of categories and items.

Categories

Each venue has one menu with one or more categories (e.g. Beer, Cocktails, Soft Drinks). Categories appear as filter tabs on the customer menu page. To create a category click Add Category and give it a name and optional sort order.

Menu Items

Within a category you can add, edit, or deactivate items. Each item has:

Bar-Level Overrides

By default all bars at a venue share the same menu. To offer a different price or hide an item at a specific bar, use Bar Overrides on the venue detail page.

⚙️ Admin – Menüs & Artikel

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Menus. Menüs sind pro Venue organisiert und bestehen aus Kategorien und Artikeln.

Kategorien

Jeder Venue hat ein Menü mit einer oder mehreren Kategorien (z. B. Bier, Cocktails, Softdrinks). Kategorien erscheinen als Filter-Tabs auf der Gastbestellseite. Erstellen Sie eine Kategorie mit Kategorie hinzufügen — geben Sie Name und optionale Sortierreihenfolge an.

Menüartikel

Innerhalb einer Kategorie können Sie Artikel hinzufügen, bearbeiten oder deaktivieren. Jeder Artikel besitzt:

Bar-spezifische Überschreibungen

Standardmäßig teilen alle Bars eines Venues dasselbe Menü. Um an einer bestimmten Bar einen anderen Preis anzubieten oder einen Artikel auszublenden, nutzen Sie Bar Overrides auf der Venue-Detailseite.

⚙️ Admin – Staff Management

Navigate to Staff in the sidebar to create and manage bar staff accounts.

Creating a Staff Account

Click New Staff and fill in:

Resetting a PIN

Click the staff member's name, update the PIN field and save. The change takes effect immediately.

⚙️ Admin – Mitarbeiterverwaltung

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Staff, um Barpersonal-Konten zu erstellen und zu verwalten.

Ein Mitarbeiterkonto anlegen

Klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter und füllen Sie folgende Felder aus:

PIN zurücksetzen

Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters, aktualisieren Sie das PIN-Feld und speichern. Die Änderung wirkt sofort.

⚙️ Admin – Bars

Navigate to Bars in the sidebar, or open a venue and click + Add bar. Each bar represents a physical serving point (e.g. Main Bar, VIP Bar, Backstage Bar) within a venue.

Creating a Bar

Click + New Bar and provide:

Editing a Bar

Click a bar in the list to open its detail page. Scroll to the Settings section at the bottom to update the name, slug, or the Active toggle. Deactivating a bar hides it from customers. Click Save Changes to apply.

Deleting a Bar

In the Settings section click Delete Bar. All orders and pickup zones for that bar are permanently deleted.

Pickup Zones

Add one or more named zones (e.g. Counter A, Zone 1) on the bar detail page. When an order is paid, the system automatically assigns it to the first available idle zone. Zones are freed when the customer collects their order and are immediately reassigned to the next waiting order.

Menu Availability Overrides

The Menu Availability section lets you hide specific items at this bar without removing them from the venue menu. Toggle the button next to any item to mark it as Hidden or Available.

QR Codes

Two QR codes are shown on the bar detail page:

• Customer Menu — the URL guests scan to order: https://ops.barpos.cloud/venue-slug/bar-slug
• Staff iPad — the URL for the staff login page

Click Download PNG under any QR code to save a high-resolution image suitable for printing.

Pre-orders Panel

The bar detail page also shows a live list of active pre-orders for this bar (same data visible to staff). Use the 🖨 Print All button to print assembly sheets without having to open the staff dashboard.

⚙️ Admin – Bars

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Bars, oder öffnen Sie einen Venue und klicken Sie auf + Bar hinzufügen. Jede Bar steht für einen physischen Ausschankpunkt (z. B. Hauptbar, VIP-Bar, Backstage-Bar) innerhalb eines Venues.

Eine Bar anlegen

Klicken Sie auf + Neue Bar und geben Sie an:

Eine Bar bearbeiten

Klicken Sie in der Liste auf eine Bar, um deren Detailseite zu öffnen. Scrollen Sie zum Abschnitt Einstellungen am unteren Rand, um Name, Slug oder den Aktiv-Schalter zu ändern. Inaktive Bars werden für Gäste ausgeblendet. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Eine Bar löschen

Klicken Sie im Abschnitt Einstellungen auf Delete Bar. Alle Bestellungen und Abholzonen dieser Bar werden dauerhaft gelöscht.

Abholzonen

Fügen Sie auf der Bar-Detailseite eine oder mehrere benannte Zonen hinzu (z. B. Tresen A, Zone 1). Wenn eine Bestellung bezahlt wird, weist das System sie automatisch der ersten freien Zone zu. Zonen werden bei Abholung freigegeben und sofort der nächsten wartenden Bestellung zugewiesen.

Menüverfügbarkeits-Overrides

Der Abschnitt Menüverfügbarkeit ermöglicht es, bestimmte Artikel speziell für diese Bar auszublenden, ohne sie aus dem Venue-Menü zu entfernen. Schalten Sie die Schaltfläche neben einem Artikel um, um ihn als Ausgeblendet oder Verfügbar zu markieren.

QR-Codes

Auf der Bar-Detailseite werden zwei QR-Codes angezeigt:

• Gäste-Menü — die URL, die Gäste scannen: https://ops.barpos.cloud/venue-slug/bar-slug
• Personal-iPad — die URL zur Mitarbeiter-Anmeldeseite

Klicken Sie unter einem QR-Code auf Download PNG, um ein hochauflösendes Bild zum Drucken zu speichern.

Vorbestellungs-Panel

Die Bar-Detailseite zeigt auch eine Live-Liste aktiver Vorbestellungen für diese Bar (dieselben Daten wie im Personal-Dashboard). Nutzen Sie die Schaltfläche 🖨 Alle drucken, um Kommissionierblätter zu drucken, ohne das Personal-Dashboard öffnen zu müssen.

⚙️ Admin – Admin Users & Roles

Navigate to Admin Users in the sidebar (Super Admin only) to manage who can log in to the admin portal and what they can see.

Admin Roles

Creating an Admin User

Click + New Admin User and fill in:

• Name — the person's display name
• Email — used to log in at /admin/login
• Password — minimum 8 characters
• Role — Super Admin, Operator Admin, or Venue Admin
• Operator — required when role is Operator Admin; selects which operator is accessible
• Venue — required when role is Venue Admin; selects which venue is accessible

Deleting an Admin User

Click the Delete button on any row in the admin users list. You cannot delete your own account.

⚙️ Admin – Admin-Benutzer & Rollen

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Admin Users (nur Super Admin), um zu verwalten, wer sich im Admin-Portal anmelden kann und was sichtbar ist.

Admin-Rollen

Einen Admin-Benutzer anlegen

Klicken Sie auf + Neuer Admin-Benutzer und füllen Sie folgende Felder aus:

• Name — Anzeigename der Person
• E-Mail — Anmeldung unter /admin/login
• Passwort — mindestens 8 Zeichen
• Rolle — Super Admin, Operator-Admin oder Venue-Admin
• Betreiber — erforderlich bei Operator-Admin; legt fest, welcher Betreiber zugänglich ist
• Venue — erforderlich bei Venue-Admin; legt fest, welcher Venue zugänglich ist

Einen Admin-Benutzer löschen

Klicken Sie auf der Seite „Admin Users" auf die Schaltfläche Löschen in der jeweiligen Zeile. Das eigene Konto kann nicht gelöscht werden.

⚙️ Admin – Operators

Operators are the business entities that own venues. Navigate to Operators in the sidebar to see the full list. Only Super Admins can manage operators.

When creating a venue you associate it with an operator. This allows grouping and filtering in multi-tenant deployments.

Creating an Operator

Click New Operator and provide:

• Name — the legal or trading name of the operator
• Email — used as the operator's login identifier
• Password — minimum 8 characters

Editing an Operator

Click any operator row to open its detail page. There you can update the name, email address, or set a new password (leave the password field blank to keep the existing one). The page also lists all venues belonging to that operator with quick links to each.

Deleting an Operator

On the operator detail page click Delete Operator. A confirmation dialog warns that all associated venues and bars will also be permanently deleted. This action cannot be undone.

⚙️ Admin – Betreiber

Betreiber sind die Unternehmen, denen Venues gehören. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Operators, um die vollständige Liste zu sehen. Nur Super Admins können Betreiber verwalten.

Beim Anlegen eines Venues ordnen Sie ihn einem Betreiber zu. Dies ermöglicht Gruppierung und Filterung in mandantenfähigen Installationen.

Einen Betreiber anlegen

Klicken Sie auf Neuer Betreiber und geben Sie an:

• Name — rechtlicher oder Handelsname des Betreibers
• E-Mail — wird als Login-Kennung des Betreibers verwendet
• Passwort — mindestens 8 Zeichen

Einen Betreiber bearbeiten

Klicken Sie auf eine Betreiberzeile, um die Detailseite zu öffnen. Dort können Sie Name, E-Mail-Adresse oder Passwort aktualisieren (Passwortfeld leer lassen, um das bestehende beizubehalten). Die Seite listet außerdem alle Venues des Betreibers mit Direktlinks auf.

Einen Betreiber löschen

Klicken Sie auf der Detailseite auf Delete Operator. Ein Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass alle zugehörigen Venues und Bars dauerhaft gelöscht werden. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

⚙️ Admin – Analytics

Navigate to Analytics in the admin sidebar to view sales and product data for any venue and bar.

Filters

KPI Cards

Four summary cards at the top show totals for the selected period:

• Total Revenue — gross revenue from all paid orders
• Total Orders — number of paid orders
• Pre-orders — how many were concert pre-orders
• Items Sold — total quantity across all line items

Daily Revenue Chart

A bar chart shows revenue and order count per calendar day over the selected range. Bars represent revenue (left axis); a line overlays order count (right axis). Pre-order counts are shown as a separate stacked bar.

Product Quantity Chart

A line chart shows how many units of each product were sold per day. Useful for spotting demand peaks for specific items.

Product Consumption Table

A sortable table lists every product sold in the period with total quantity and total revenue contribution. The footer row shows the grand total.

⚙️ Admin – Auswertungen

Navigieren Sie in der Admin-Seitenleiste zu Analytics, um Umsatz- und Produktdaten für beliebige Venues und Bars einzusehen.

Filter

Kennzahlenkarten

Vier Übersichtskarten am oberen Rand zeigen Summen für den gewählten Zeitraum:

• Gesamtumsatz — Bruttoumsatz aller bezahlten Bestellungen
• Bestellungen gesamt — Anzahl bezahlter Bestellungen
• Vorbestellungen — davon als Konzert-Vorbestellungen
• Verkaufte Artikel — Gesamtmenge über alle Positionen

Tagesumsatz-Diagramm

Ein Balkendiagramm zeigt Umsatz und Bestellanzahl pro Kalendertag im gewählten Zeitraum. Balken stehen für den Umsatz (linke Achse); eine Linie überlagert die Bestellanzahl (rechte Achse). Vorbestellungen werden als separater gestapelter Balken angezeigt.

Produktmengen-Diagramm

Ein Liniendiagramm zeigt, wie viele Einheiten jedes Produkts pro Tag verkauft wurden. Nützlich zur Erkennung von Nachfragespitzen bei bestimmten Artikeln.

Produktverbrauchstabelle

Eine Tabelle listet alle im Zeitraum verkauften Produkte mit Gesamtmenge und Gesamtumsatzanteil auf. Die Fußzeile zeigt die Gesamtsumme.